2項で開催部門、競技種目が決まり、4項で「競技会をやりますよ。」と、「審判員をお願いします。」という二つの申請を終わらせ、5項で会場となる競技場との打ち合わせが終了しました。
次は、いよいよ具体的な競技会の準備に入っていきます。この6項は、次の7項「競技役員の確保」と並行して行うと良いでしょう。作成するものは次の通り。
- 大会要項
- 補助員依頼書
- タイムテーブル
- 会場案内図
- 会場見取り図
各大学から提出していただく個人申込書、団体申込書、リレー申込書は、学連用式のものを使ってもらうのがいいでしょう。学連用式の申込書は、2〜3月の代表委員総会で配布されるか、その他の用紙の大会名のみ書き換えて提出してもらえればいいと思います。
また、会場案内図、会場見取り図は、参加大学に後日、ナンバー記入済みの団体申込書と一緒に送付する形でも良いです。2項の開催場所の決定にあるように、競技場へのアクセス・交通手段をきちんと調べておきましょう
（電車、バスの時刻表を競技場との打ち合わせの時にチェックして連絡すると喜ばれます）。
■大会要項
ここに書かれることを元に、どの参加団体も申し込みを行ってくるので、記載事項に一切の不備があってはいけません。記載内容はおおよそ次の通りになります（以下参考例）。
（標 題）
開催する競技会名
例：第24回六大学対校陸上競技大会
1.主催者
2.運営協力
関東学生陸上競技連盟と審判派遣願いを出す各都道府県陸協の名前。
例：八王子市上柚木公園陸上競技場
→東京陸上競技協会
3.期日
4.場所
5.競技種目
男子の部、女子の部、対校の部、オープンの部等のカテゴリー分けを明確に記述し、それぞれの種目を記載しましょう。
6.出場資格
公認の試合ですと、対校の部は学生陸上競技連盟に登録している者のみになります。対校の部について、一校辺りの人数制限も必ず書きましょう。オープンの部は、日本陸上競技連盟に登記登録していない者でも可。オープンの場合、登録不登録はこだわらない開放的なものがいいな、と個人的には思います。
※立川ハーフマラソン等、登録者、未登録者混在の試合は長距離ロードレースでは割と多いです。記録申請の段階で、登録者のみ記録が公認になる、ということなので手続きの際に登録者のみをまとめて申請すれば特に問題はないと思います。
7.参加料
対校の部は、競技会終了後の事後処理を経て、分担金を算出します。オープン参加を募集する場合は、その参加料のみを記載しましょう。オープン参加者が多いほど、対校参加校の分担金も減るし、大会も盛り上がると思いますので、積極的に募集することをお勧めいたします。
8.申込期日
締め切り後のエントリー作業を考えて決めましょう。競技会まで2週間もあればエントリー作業は十分かと思います。ただ、締め切り2〜3日になって駆け込みでエントリーを希望する団体もあるので、そこをあらかじめ頭に入れて、2〜3日、やや早めに締切日を設定するのも一つの方法かと思います。
9.申込方法
各大学に団体申込書2部、個人申込書各種目1部、リレー申込書1部、270円切手(速達分)を貼付した住所記入済みのB5以上の封筒1部を郵送していただきましょう。参加料は銀行振込で、大学陸上競技部の口座に振り込み、その際の「利用明細」を送っていただきます。そのため、口座番号は必ず明記。現金書留で受け付ける方法もありますが、紛失したり、紛れたりする可能性があるので、個人的にはあまりお勧めできません。
10.表彰
総合優勝校には賞状とカップを授与等、2位以下には賞状等、表彰について明記します。各種目の表彰に関しても同様。最近は各種目ごとの賞状は出さない傾向でしょうか？？ ちょっと現場を離れているので実はあまり把握してません。
11.対校得点
得点は、例えば各種目1位8点、2位7点、といった具合で換算について明記。私の学生時代は、リレー種目の得点を倍にする、というやり方が多く見受けられました。なお、最多得点校が同点で2校ある場合、優勝者数や上位入賞者数の多い方が優勝とするのが一般的なようです。
12.連絡先
問い合わせを多かれ少なかれ受けることになると思いますので、主務の住所、氏名、電話番号(携帯も)を必ず明記しましょう。
以上の内容のほか、代表者会議を開きたい場合は必ずその旨も明記する。また協賛を企業や、競技場近隣の商店にお願いしてみるのも、余裕があれば挑戦してみるのもいいでしょう。もしうまい具合に、広告料を出してもらえれば、分担金の負担が減ります。
■補助員依頼書
また、先項で触れたように、事前に各大学主務への補助員依頼の電話で了承を得ていたら、改めて補助員依頼にして、どの部署にどれだけの人数を出してもらいたいかを伝えましょう。
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