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まずは、競技会を「いつ行うか」を決めましょう。
各大学の主務と連絡を取り、大まかな開催可能時期、
開催を避けてほしい時期の希望を集めます。
あまり細かい日を聞くときりがなくなってくるので
大体でかまわないと思います。重要なのは絶対に不可能な
日を知っておくことです。
ちなみに私は往復はがきを使い、
- 開催可能時期(4月〜11月)に丸印をつけてもらう
- 絶対不可日を記入してもらう
という方法を取りました。一通り希望が出揃ったら時期を幾つか絞って何日か
候補日を立てます。その上で再度、各大学主務と連絡を
取り開催可能か聞いてみます。ここでは具体的に日付を
伝えて都合を聞きます。どうしても全大学快諾とはいきにくい
かもしれませんが、なるべく全校が気分よく参加できるように
心がけると、他校の主務の方も協力的になってくれると思います。
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